skip to Main Content
Czym Jest Komunikacja Asynchroniczna?

Czym jest komunikacja asynchroniczna?

Pojęcie komunikacji asynchronicznej coraz częściej pojawia się wokół tematyki związanej z pracą zdalną ,choć tak naprawdę nie jest ona niczym nowym. Jej zaczątki pojawiły się przecież już bardzo dawno temu, gdy pisanie listu było praktyką powszechną. Innymi słowy – jest przeciwieństwem do komunikacji synchronicznej, wymagającej natychmiastowej odpowiedzi od odbiorcy naszego komunikatu. A zatem dzisiaj składają się na nią głównie wszelkiego rodzaju maile, komentarze oraz wiadomości inne niż połączenia audio/video bądź „czaty” na żywo.

Komunikacja asynchroniczna okazuje się niesamowicie użyteczna podczas pracy zdalnej, niezależnie od występujących okoliczności, dbając o efektywność, gdy nasz zespół nie przebywa ze sobą w czasie rzeczywistym. To właśnie dzięki jej właściwemu wdrożeniu, unikniemy dziesiątek zbędnych, nieproduktywnych spotkań i jest to także jedyny sposób komunikacji, który nie wymaga dostosowywania naszego harmonogramu do schematu pracy członków zespołu, przebywających w innych strefach czasowych.

Prawdę powiedziawszy, powinniśmy również zastosować ją w naszych zespołach pracujących w tej samej strefie czasowej, bo dzięki temu unikniemy frustracji związanej z oczekiwaniem na natychmiastową odpowiedź oraz podejrzewaniem naszych zespołów o niewywiązywanie się z powierzonych im zadań. Jesteśmy przekonani, że niekiedy zastanawiałeś/aś się czy brak odpowiedzi od przełożonego lub kolegi/koleżanki z zespołu świadczy o tym, że ta osoba wcale w danej chwili nie pracuje…

Co to w praktyce oznacza?

Komunikacja asynchroniczna posiada wiele znaczących korzyści, które mogą okazać się użyteczne, bądź wręcz niezbędne dla efektywnego funkcjonowania zespołu. Oto niektóre z nich:

Brak utraty koncentracji – Możemy się się założyć, że podczas czytania tego artykułu, otrzymałeś/aś przynajmniej kilka różnych powiadomienia z mediów społecznościowych lub wiadomości dotyczących spraw zawodowych. Wykonywane obowiązki czy tzw. „praca głęboka” wymagają koncentracji, a kiedy rozpraszasz swoją uwagę pomiędzy nieustannym sprawdzaniem nowych wiadomości oraz wypełnianiem swoich obowiązków zawodowych, nigdy nie będziesz tak produktywny/a , jak pozostając w koncentracji na jednej, konkretnej rzeczy. Właściwie wdrożone zasady komunikacji asynchronicznej pozwolą Ci na sprawdzenie swoich prywatnych wiadomości w specjalnie przeznaczonym do tego czasie, i jak już mówimy o czasie to….

Czas na zebranie myśli – komunikacja synchroniczna wymaga od Ciebie natychmiastowej odpowiedzi, bez chociażby sekundowego opóźnienia, bo tego właśnie oczekuje osoba po drugiej stronie ekranu. Tak jak jest to zrozumiałe w nagłych wypadkach, to w niektórych sytuacjach lepszym rozwiązaniem wydaje się być odczekanie krótkiej chwili, tak aby mieć czas na zastanowienie się i dopiero wtedy udzielenie odpowiedzi. Komunikacja asynchroniczna funkcjonuje w dokładnie taki sam sposób, jak opisano powyżej, dając drugiej stronie czas na zastanowienie się oraz rozważenie wszystkich aspektów dotyczących danej sprawy przed udzieleniem odpowiedzi.

Odpoczynek od online – jest to niesamowicie ważne w kwestii zdrowia psychicznego oraz utrzymywania właściwej równowagi pomiędzy życiem zawodowym, a prywatnym, czyli tzw. „work-life balance”. Jeśli zatem posiadasz wdrożone w swojej organizacji zasady komunikacji asynchronicznej, w prosty sposób możesz wyłączyć wszystkie komunikatory i sprawdzać je o wyznaczonych godzinach, zamiast nieustanne oczekiwać na otrzymanie powiadomień online.

Od czego zacząć wdrażanie?

Brzmi ciekawie? Nie jest to jednak takie proste, jak by się mogło wydawać. Mimo że niezaprzeczalnie użyteczna, komunikacja asynchroniczna jest jedynie narzędziem pracy, i tak jak każde narzędzie, dostarcza ono oczekiwane rezultaty tylko wtedy kiedy jest używane w sposób odpowiedni. Zwróćmy zatem uwagę na kluczowe sprawy, o których należy pamiętać korzystając z niej:

Określenie czasu i przestrzeni do komunikacji – w momencie, kiedy przestawiasz się na komunikację asynchroniczną, mądrym rozwiązaniem jest ustalenie przynajmniej jednej stałej godziny pracy każdego dnia, w czasie, w którym Twoi współpracownicy mogą się z Tobą skontaktować, lub oczekiwać odpowiedzi na wcześniejsze wiadomości. Zrobienie sobie przerwy od bycia online jest oznaką szacunku dla samego siebie, ale również odpowiadanie na wiadomości oraz utrzymywanie kontaktu z Twoimi współpracownikami jest oznaką szacunku dla nich.

Nauka pisania – Tak, wiemy, że może się to wydać banalne, ale często wciąż popełniamy te same głupie błędy, chociażby poprzez wysyłanie wiadomości o treści „Cześć!” o 7 rano, które nie zawierają ŻADNEJ innej treści. Jeżeli na poważnie myślisz o używaniu komunikacji asynchronicznej, czas przestać pisać nic nie znaczące wiadomości powitalne i przygotować się na przekazanie konkretnego komunikatu. Może zdarzyć się tak, że druga strona może być równie dobrze niedostępna przez kolejne kilka godzin, i tym bardziej nie odpowie ona na konkretne pytania, których przecież nie zadałeś/aś! Z tego właśnie powodu, nasze wiadomości powinny być zwięzłe i nieliczne (jeżeli zamierzamy bombardować każdego nadmiarem wiadomości, w rezultacie zniszczymy naszą ideę asynchroniczności…). Aby wiadomość była w pełni treściwa, napisz dokładnie to czego od drugiej osoby oczekujesz, w jaki sposób dana rzecz powinna zostać zrealizowana oraz kiedy chciałbyś aby dana osoba skontaktowała się z Tobą.

Nie spamuj współpracowników – nie przekazuj każdej swojej myśli, wysyłając dziesiątki maili i wiadomości na Slack’u…. Naprawdę nie ma potrzeby „zalewania” drugiej osoby niezliczoną ilością wiadomości, przychodzących nieoczekiwanie w postaci powiadomień, niczym największe tsunami. Ogranicz liczbę wiadomości i postaraj się zawrzeć w jednej wiadomości jak najwięcej treści, tak aby w rezultacie uzyskać jak najwięcej.

Która forma komunikacji jest najlepsza?

Zarówno komunikacja synchroniczna, jak i asynchroniczna powinna zajmować swoje jak najbardziej zasłużone miejsce w każdej firmie, i tak jak już to bywa z tym rodzajem całkowicie odmiennych, ale w pewnym sensie uzupełniających się narzędzi pracy, tylko poprzez ich połączenie możesz stworzyć niezwykle efektywny schemat przepływu informacji. A jeśli chodzi o cele integracyjne to już sam/a zdecyduj czy synchroniczna wirtualna kawa twarzą w twarz, wspólny lunch w biurze, czy jednak właśnie asynchroniczne szachy korespondencyjne będą lepiej spełniać swoją funkcję w Twoim zespole.

Jeśli interesuje Cię ta tematyka, koniecznie dołącz do naszej grupy FB: Remote School – pracuję i zatrudniam zdalnie, aby być na bieżąco w sprawach pracy zdalnej, hybrydowej… i komunikacji 🙂

Back To Top